Orientierung · Vergleich · 6 Minuten Lesezeit
CRM, PRM oder Excel: Womit ihr eure Partner führt
Drei Werkzeuge für drei Situationen. Ein Vergleich nach acht Kriterien, damit ihr entscheiden könnt, was ihr heute braucht und was erst später.
Christopher Niekamp · Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Für wenige Partner reicht eine gepflegte Tabelle. Sobald Partner Verkaufschancen bringen, gehören sie ins CRM. Eine PRM-Lösung lohnt sich, wenn Partner selbst im System arbeiten sollen. Die meisten Unternehmen im Mittelstand kommen mit ihrem CRM weiter, als sie denken. Was dort fehlt, ist selten ein Feld, sondern die Bewertung dahinter: welche Partner ihr entwickelt, nach welchen Kriterien und in welchem Rhythmus. Das löst keins der drei Werkzeuge allein.
Was unterscheidet CRM, PRM und Excel?
Alle drei speichern Informationen über Partner. Der Unterschied liegt darin, für wen sie gebaut sind und welche Abläufe sie unterstützen.
Eine Tabelle, ob in Excel oder als geteiltes Dokument, ist eine Liste: Partner, Ansprechperson, Status, vielleicht der Umsatz des letzten Jahres. Sie ist sofort da und kostet nichts. Sie kennt aber keine Abläufe, keine Rechte und keinen Verlauf.
Ein CRM führt Kunden, Kontakte und Verkaufschancen für den eigenen Vertrieb. Partner lassen sich dort als eigener Firmentyp anlegen und mit Verkaufschancen verknüpfen. Damit wird sichtbar, welcher Umsatz über welchen Partner entsteht. Die Partner selbst haben keinen Zugang.
Eine PRM-Lösung, kurz für Partner Relationship Management, ist für die Zusammenarbeit mit Externen gebaut. Partner melden Verkaufschancen selbst, finden Material und Schulungen in einem Partnerportal, und Umsätze werden ihnen zugeordnet und oft auch abgerechnet. Meist läuft eine PRM-Lösung neben dem CRM und tauscht Daten mit ihm aus.
Der Vergleich nach Kriterien
| Kriterium | Tabelle (Excel) | CRM | PRM-Lösung |
|---|---|---|---|
| Wofür gebaut | Listen und einfache Rechnungen | Kunden, Kontakte und Verkaufschancen des eigenen Vertriebs | Zusammenarbeit mit Partnern über ein Portal |
| Wer damit arbeitet | Eine Person, meist wer die Partner betreut | Euer Vertrieb und eure Partnerverantwortlichen | Euer Team und die Partner selbst |
| Deal-Registrierung | Meldung per E-Mail, Nachtrag in die Liste | Als Feld oder eigener Ablauf möglich, der Partner meldet weiter per E-Mail | Partner melden selbst, mit Prüfung und Freigabe |
| Partnerumsatz zuordnen | Von Hand | Über Felder und Berichte, wenn sauber gepflegt | Meist eingebaut, oft mit Abrechnung von Provisionen |
| Material und Schulungen | Ablage außerhalb | Ablage außerhalb, Verweise am Datensatz | Im Portal, häufig mit Zertifizierungen |
| Einführungsaufwand | Gering | Gering, wenn das CRM schon im Einsatz ist | Höher: Einrichtung, Anbindung ans CRM, Partner müssen das Portal annehmen |
| Laufende Kosten | Keine zusätzliche Lizenz | Meist vorhanden, eventuell zusätzliche Lizenzen oder Anpassungen | Eigene Lizenz, je nach Anbieter nach Partnern, Nutzern oder pauschal |
| Wo die Grenze liegt | Sobald mehrere Personen pflegen oder Partner regelmäßig melden | Partner haben keinen eigenen Zugang, Partnerdaten bleiben Nebenfelder | Löst das Werkzeugproblem, nicht die Frage, welche Partner ihr wie entwickelt |
Der Vergleich beschreibt Werkzeugkategorien, keine einzelnen Anbieter. Funktionsumfang und Lizenzmodelle unterscheiden sich je nach Produkt. Stand: Oktober 2026.
Wann reicht eine Tabelle?
Eine Tabelle reicht, solange drei Bedingungen erfüllt sind: Ihr habt wenige Partner, eine Person pflegt die Liste, und Partner melden Verkaufschancen noch nicht regelmäßig. Das ist typisch für den Anfang, wenn ihr erst herausfindet, welche Partnertypen für euch funktionieren.
Die Grenze zeigt sich meist an einem konkreten Tag: Zwei Personen pflegen die Liste unterschiedlich, eine Verkaufschance wird doppelt bearbeitet, oder niemand weiß, welche Fassung aktuell ist. Spätestens dann gehören Partner in ein System mit Verlauf und Zuständigkeiten.
Wann gehören Partner ins CRM?
Sobald Partner Verkaufschancen bringen und ihr wissen wollt, welcher Umsatz über welchen Partner entsteht. Das CRM ist dafür der natürliche Ort, weil eure Verkaufschancen ohnehin dort liegen. Für den Anfang genügen drei Anpassungen: Partner als eigener Firmentyp, ein Feld für den beteiligten Partner an jeder Verkaufschance und ein Bericht zum Partnerumsatz je Quartal.
Damit kommt ihr weit. Viele Unternehmen im Mittelstand führen ihre Partner dauerhaft im CRM. Es stößt an Grenzen, wenn Partner selbst Daten eingeben sollen, wenn ihr viel Material an viele Partner verteilen müsst oder wenn Vergütungen automatisch berechnet werden sollen.
Wann lohnt sich eine PRM-Lösung?
Eine PRM-Lösung lohnt sich, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen:
- Partner sollen Verkaufschancen selbst registrieren, und ihr braucht dafür eine Prüfung und Freigabe.
- Ihr habt mehr Partner, als ihr persönlich betreuen könnt, und wollt sie trotzdem verlässlich mit Material und Schulungen versorgen.
- Partner sollen zertifiziert werden, und ihr wollt den Stand je Partner sehen.
- Provisionen oder Umsatzbeteiligungen sollen automatisch berechnet werden.
Rechnet dabei neben der Lizenz auch den Aufwand: Einrichtung, Anbindung an das CRM und vor allem die Zeit, bis Partner das Portal tatsächlich nutzen. Ein Portal, in das niemand schaut, kostet Lizenz und bringt nichts. Welche Fragen ihr vor der Auswahl klären solltet, steht in der Checkliste zur PRM-Auswahl.
Was keins der drei Werkzeuge löst
Alle drei Werkzeuge speichern, was ihr hineingebt. Keins entscheidet, welche Partner ihr entwickelt, welche ihr aktiviert und welche ihr bewusst standardisiert betreut. Keins legt fest, wann ihr mit einem Partner sprecht und worüber. Genau dort entscheidet sich, ob Partnergeschäft wächst.
Wer ohne diese Grundlage eine PRM-Lösung einführt, digitalisiert eine Partnerliste. Wer sie hat, kommt oft lange mit dem CRM aus und weiß genau, ab wann sich ein PRM lohnt. Die Reihenfolge ist deshalb: erst Kriterien und Rhythmus, dann das Werkzeug. Die Begriffe dazu, von Partnersegmentierung bis Partner-Scorecard, stehen im Glossar.
Zur Einordnung: PARTNEO bewegt sich selbst in diesem Umfeld. Foundation of Partnership läuft neben eurem CRM und deckt die Bewertung und Steuerung eurer Partner ab. Deal-Registrierung und ein Partnerportal gehören nicht dazu. Deshalb vergleichen wir hier Kategorien und keine Anbieter. Wie das System aussieht, zeigt die Seite zu Foundation of Partnership.
Häufige Fragen
Ist eine PRM-Lösung ein besseres CRM?
Nein. Eine PRM-Lösung ergänzt das CRM, sie ersetzt es nicht. Das CRM bleibt der Ort für eure Kunden und Verkaufschancen, die PRM-Lösung organisiert die Zusammenarbeit mit Partnern und gibt Daten an das CRM weiter.
Können wir Partner in unserem bestehenden CRM führen?
In den meisten Fällen ja. Gängige CRM-Systeme erlauben eigene Firmentypen, zusätzliche Felder an Verkaufschancen und eigene Berichte. Manche Anbieter haben auch Partnerfunktionen oder Erweiterungen dafür. Prüft, ob ihr die Anpassung selbst vornehmen könnt oder einen Dienstleister braucht.
Brauchen wir ein PRM, bevor wir ein Partnerprogramm haben?
Nein. Eine PRM-Lösung bildet ein Partnerprogramm ab. Solange Partnertypen, Regeln und Vergütung nicht feststehen, gibt es nichts abzubilden. Klärt zuerst das Programm, dann das Werkzeug.
Was kostet eine PRM-Lösung?
Das hängt vom Anbieter und vom Lizenzmodell ab. Üblich sind Preise nach Zahl der Partner, nach Nutzern oder als Pauschale. Entscheidender als die Lizenz ist meist der interne Aufwand für Einrichtung und Pflege. Fragt bei Anbietern konkret nach, wie sich die Kosten entwickeln, wenn eure Partnerzahl wächst.
Welche Aufgabe soll euer Werkzeug lösen, die ihr heute nicht lösen könnt?
